Statutaire beperking aan de handtekenbevoegdheid: Raad van State trekt duidelijke lijn
Statutaire beperking aan de handtekenbevoegdheid: Raad van State trekt duidelijke lijn
Een offerte van meer dan 100.000 euro, terwijl de bestuurder volgens de statuten slechts alleen mag tekenen tot 100.000 euro: substantieel onregelmatig? Niet noodzakelijk, zo blijkt uit een recent arrest van de Raad van State.
In arrest nr. 267.746 van 21 september 2026 sprak de Raad van State zich uit over de ondertekening van een offerte in het kader van een dienstenconcessie voor de organisatie van de Gentse Winterfeesten. De vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid werd verworpen.
Wat was er aan de hand?
De Stad Gent plaatste een dienstenconcessie voor de organisatie van de Gentse Winterfeesten. De offerte van de gekozen inschrijver werd elektronisch ondertekend door enkel de vaste vertegenwoordiger van één van haar rechtspersoon-bestuurders.
De statuten bepaalden evenwel dat iedere bestuurder de vennootschap afzonderlijk kon vertegenwoordigen, behalve voor rechtshandelingen met een waarde van meer dan 100.000 euro. De waarde van de offerte overschreed die grens. De Stad vroeg daarom bijkomende documentatie op ter staving van de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Vervolgens werd een op 30 juli 2026 opgestelde volmacht overgemaakt, terwijl de offerte reeds op 10 juli 2026 was ingediend.
Een niet-gekozen inschrijver trok naar de Raad van State. Volgens haar beschikte de ondertekenaar op het ogenblik van de indiening niet over de vereiste bevoegdheid en kon een achteraf opgestelde volmacht dit gebrek niet regulariseren. De offerte had volgens haar dan ook als substantieel onregelmatig moeten worden geweerd.
Statutaire beperking is niet noodzakelijk tegenwerpelijk
De Raad van State volgt de redenering van de verzoekende partij prima facie niet.
Cruciaal is artikel 5:73, § 2 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna: WVV). De statuten van een besloten vennootschap (hierna: BV) kunnen beperkingen aanbrengen aan de vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuurders, maar dergelijke beperkingen kunnen niet aan derden worden tegengeworpen, zelfs wanneer zij openbaar zijn gemaakt.
Volgens de Raad lijkt een statutaire clausule waarbij een bestuurder slechts alleen kan optreden tot 100.000 euro in essentie zo’n beperking van de omvang van de vertegenwoordigingsmacht te zijn. Het overschrijden van die grens doet bijgevolg op zichzelf geen afbreuk aan de gebondenheid van de vennootschap tegenover de medecontractant. De beperking lijkt slechts internvennootschappelijke werking te hebben.
En wat met de achteraf bezorgde volmacht?
De Raad stelt vast dat uit het offertedossier reeds vóór het verstrijken van de indieningstermijn ondubbelzinnig bleek in welke hoedanigheid de betrokken natuurlijke persoon optrad: als vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon-bestuurder. Een afzonderlijke volmacht was volgens de Raad dan ook niet vereist.
Dat de Stad nadien toch bijkomende documentatie opvroeg, getuigde volgens de Raad eerder van zorgvuldigheid. De later overgemaakte volmacht creëerde de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet alsnog. De inschrijver was immers reeds door de ingediende offerte verbonden. De volmacht bevestigde slechts een reeds bestaande bevoegdheid.
Wat onthouden aanbesteders?
Dit arrest is bijzonder relevant voor het regelmatigheidsonderzoek van offertes die namens rechtspersonen worden ondertekend. Hoewel de Raad van State zich in deze zaak uitspreekt over een BV en toepassing maakt van artikel 5:73, § 2 WVV, bevat het WVV voor onder meer de naamloze vennootschap en de vzw een vergelijkbare regeling (respectievelijk art. 7:93, § 2 en art. 9:7, § 2 WVV).
Een belangrijk onderscheid moet daarbij worden gemaakt tussen enerzijds de statutaire vertegenwoordigingsregeling – bijvoorbeeld dat twee bestuurders gezamenlijk moeten optreden – en anderzijds beperkingen aan een toegekende vertegenwoordigingsbevoegdheid, zoals een maximumbedrag waarboven een bestuurder niet alleen zou mogen handelen. Dergelijke beperkingen kunnen volgens het WVV niet aan derden worden tegengeworpen, ook al zijn zij openbaar gemaakt.
Een statutaire bedragenbeperking betekent bijgevolg niet zonder meer dat een offerte die deze grens overschrijdt onbevoegd werd ondertekend en daarom substantieel onregelmatig is.
Het onderscheid tussen de organieke vertegenwoordigingsbevoegdheid en interne statutaire beperkingen daarop is essentieel. Daarnaast blijft het belangrijk om zorgvuldig na te gaan wie heeft ondertekend, in welke hoedanigheid die persoon optreedt en of die hoedanigheid reeds uit de tijdig ingediende offertestukken blijkt.
Bron: RvS 21 september 2026, nr. 267.746.
Vragen?
Heeft u vragen of wenst u bijkomende informatie?
